Wat doet XONAR om jouw privacy te waarborgen? 

XONAR vindt het belangrijk dat er uiterst zorgvuldig wordt omgegaan met persoonlijke gegevens. Om dat zo goed mogelijk te regelen, hebben we hier afspraken over gemaakt en deze vastgelegd in een privacyregeling en in een dossierregeling. Hierin staat precies hoe XONAR met persoonlijke en vertrouwelijke gegevens omgaat.  

Wat zit er in een dossier?

Waar gegevens vroeger in een papieren dossier werden bewaard, gebeurt dat nu digitaal in de vorm van het zogeheten elektronisch cliëntendossier. Hierin staan de volgende gegevens:

  • Persoonlijke gegevens, zoals naam, adres, geboortedatum etc.
  • De hulpvragen waarmee men bij het Sociaal Wijkteam of het Centrum voor jeugd en Gezin  is gekomen en het besluit voor de hulpverlening of zorg die XONAR gaat inzetten.
  • De afspraken die gemaakt zijn om een antwoord te vinden op de hulpvragen, ook wel het hulpverleningsplan genoemd. Bij Vrouwenopvang en hulpverlening spreekt men van een 'doel en actieplan', bij alleenstaande minderjarige vreemdelingen (AMV) en pleegouders heet dit een begeleidingsplan.
  • Het dossier dat Vrouwenopvang en hulpverlening gebruikt, bevat naast het intakeverslag ook een inventarisatie van de eigen krachten van de klant.
  • Verslagen waarin beschreven staat welke hulp er is verleend en wat de resultaten daarvan zijn: evaluatie- of eindverslagen of onderzoeksverslagen
  • Informatie van anderen, bijvoorbeeld medische gegevens of schoolgegevens.

Welke rechten heb  je?

Daarover zijn we heel helder. Elke cliënt heeft het recht om:

  • het dossier in te zien; kopieën van gegevens uit zijn dossier te krijgen;
  • onjuiste gegevens te (laten) corrigeren;
  • zijn mening te geven en invloed uit te oefenen op het hulpverleningsproces
  • onze hulp en begeleiding te beoordelen.

Wie mag een dossier lezen?

De jongere zelf (mits 12 jaar of ouder), de ouder(s) of wettelijke vertegenwoordiger(s) (als de jongere nog geen 16 jaar is) en de (gezins-)voogd.

Wanneer je gebruik wilt maken van jouw recht op inzage kun je daarvoor een afspraak maken met je contactpersoon / hulpverlener. Er kunnen redenen zijn om jou geen (volledige) inzage te geven, maar dan zal jouw contactpersoon / hulpverlener je dat laten weten. Het kan bijvoorbeeld gaan om dossierstukken die geheimhoudingsplicht hebben of stukken waarin informatie over anderen staat. De privacy van deze anderen, bijvoorbeeld broertjes, zusjes of ouders, moet namelijk óók beschermd worden.

Ook de medewerkers die bij de hulpverlening zijn betrokken, mogen het dossier inzien, maar alleen als dit noodzakelijk is voor de hulpverlening.

Waar mag je een kopie van vragen?

In principe van elk stuk dat in het dossier is opgeslagen en door XONAR is gemaakt. Maar wanneer je geen toestemming krijgt om bepaalde stukken uit het dossier te lezen, ontvang je natuurlijk ook geen kopie.

Hoe kun je gegevens (laten) corrigeren?

Als je vindt dat de gegevens in jouw dossier niet juist zijn, kun je vragen om dit aan te passen. Maar let op: je kunt alleen gegevens (laten) corrigeren als die feitelijk niet kloppen, zoals een verkeerde geboortedatum, onjuiste gegevens over de school of over het verloop van eerdere hulpverlening, enzovoort. Ben je het niet eens met wat een hulpverlener over jou in het dossier heeft bewaard, dan kun je deze gegevens niet laten corrigeren. Wel zal in dat geval jouw standpunt toegevoegd worden aan het dossier.

Hoe lang wordt een dossier bewaard?

XONAR heeft de plicht om een dossier tot vijftien jaar na afloop van de hulpverlening te bewaren. Wil je dat de gegevens eerder vernietigd worden of wil je je dossier na afloop van de hulp hebben, dan kun je dat schriftelijk aanvragen. In sommige gevallen kan XONAR niet voldoen aan dat verzoek, maar dan zal de contactpersoon / hulpverlener je dat laten weten.

Door wie wordt informatie opgevraagd en aan wie wordt informatie verstrekt ?

XONAR is voor het opvragen of doorsturen van persoonlijke gegevens verplicht toestemming te vragen aan ouders/wettelijke vertegenwoordigers, de voogdijorganisatie en/of jongeren vanaf twaalf jaar. In sommige gevallen zijn er redenen waarom XONAR ook zonder de toestemming informatie kan opvragen of verstrekken aan derden, maar dan zal de contactpersoon / hulpverlener je dat laten weten.

XONAR mag zonder toestemming verslagen sturen naar de verwijzer. Bij XONAR kunnen dit het Sociaal Wijkteam, het Centrum voor Jeugd en Gezin, Bureau Jeugdzorg of het Nidos zijn. Ook is XONAR wettelijk verplicht bepaalde gegevens te verzamelen en door te geven aan de overheid. Deze gegevens zijn echter anoniem gemaakt, zodat niet meer te zien is over wie het gaat